Unsere Welt wird immer digitaler. Da ist es klar, dass die Digitalisierung auch ihren Einfluss auf die Abfallsammlung hat. Umso wichtiger ist dabei die Wahl der besten digitalen Lösung, die sich an den betrieblichen Bedürfnissen orientiert. Doch wo fängt man eigentlich an? Was ist bei der Software-Auswahl zu beachten? In diesem Artikel geben wir einen Überblick, indem wir die verschiedenen Arten von Software für die Abfallsammlung vergleichen und ihren Nutzen für den jeweiligen Einsatzzweck betrachten.
1. Die grundlegende Bedarfsanalyse
Unabhängig von Eurer Einstellung zur Technologie ist es entscheidend, die spezifischen Anforderungen Eures Betriebs zu verstehen. Wobei soll euch die Software im Tagesgeschäft unterstützen? Es ist ratsam, die betrieblichen Erfordernisse nach ihrer Bedeutung im Gesamtprozess zu unterteilen. Denn möchte ich die Buchhaltung digitalisieren, werden andere Faktoren den Ausschlag geben als beim Controlling oder der Organisation des operativen Tagesgeschäfts. Die beste Software ist am Ende immer diejenige, die Eure Anforderungen am besten erfüllt. Für die digitale Unterstützung des operativen Tagesgeschäfts könnten die folgenden Fragen gestellt werden:
- Welche Prozesse möchte ich abbilden? Nur die langfristige Tourenplanung? Den täglichen Einsatz? Eine Optimierung der bestehenden Sammlungsgebiete oder zum Beispiel auch das Reporting and die Betriebsleitung oder den Auftraggeber?
- Soll die Software nur im Büro eingesetzt werden, oder brauche ich auch eine mobile Anwendung im Sammelfahrzeug?
- Welcher Zeithorizont und Budgetrahmen ist für dieses Projekt gerechtfertigt?
2.Wie unterscheiden sich verschiedene Softwarelösungen in ihrem Fokus?
Es gibt unterschiedliche Softwarelösungen, die im Tagesgeschäft der Abfallsammlung zum Einsatz kommen. Schauen wir uns die vier gängigsten einmal genauer an:
- Systeme zur Tourensteuerung: Hierunter fallen verschiedene Softwarelösungen zur Durchführungsunterstützung von Abfallsammlungstouren. Das kann eine digitale weiße Liste mit Kundenadressen sein, eine Tourennavigation oder kartenbasierte Gebietsdarstellung mit Dokumentation der bereits verrichteten Arbeit.
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Tourenoptimierungssoftware: Der Zuschnitt von Sammelgebieten bleibt nicht über Jahre hinweg sinnvoll. Um die Sammeltouren für die verschiedenen Abfallfraktionen dauerhaft effizient zu gestalten, kommen Optimierungslösungen zum Einsatz, die auf Grundlage von Fahrzeiten, Ladekapazitäten und Abfertigungswerten die Planung neu zugeschnittener Gebiete ermöglichen.
- Behälterverwaltungssoftware: Wie der Name schon sagt, werden hier die Daten zu den einzelnen Abfallbehältern digital verwaltet. Hier fließen meist auch Daten zu den einzelnen Leerungen, den jeweiligen Abfallgebühren und dergleichen ein. Auch wenn z.T. Sensorik am Fahrzeug die Leerungsvorgänge dokumentiert, liegt der Mehrwert dieser Lösungen im Büro.
- ERP-Systeme: Sogenannte Enterprise Resource Planning (kurz ERP) Systeme sind die komplexesten Vertreter in der Softwarelandschaft der Abfallsammlung. Hier werden sämtliche Unternehmensprozesse abgebildet. Neben den für die operativen Bereiche relevanten Prozesse werden hier auch administrative Schwerpunkte gesetzt, wie z.B. das Personalmanagement oder die Abrechnung.
Es gibt in dieser Auflistung keine Bewertung, denn alle Lösungen haben ihre Relevanz. Jedoch sollte bei der Wahl der digitalen Unterstützung gut darauf geachtet werden, welche Prozesse zu berücksichtigen sind. Passt die Lösung nicht zur Herausforderung, dann kann ein für sich sinnhaftes Produkt schnell zum unnützen Fehlgriff werden.
3. Cloud-Software vs. On-Premise-Software
Software ist nicht gleich Software. Es wird zwischen Cloud-Software (auch Software-as-a-Service) und sogenannter Software on Premise unterschieden. Letztere werden als Software auf Servern installiert, die vom eigenen Unternehmen betrieben werden. Die Hoheit hierüber liegt dann meist bei der eigenen IT-Abteilung. Software-as-a-Service Anwendungen werden „in der Cloud gehostet“, also auf externen Servern betrieben und sind über das Internet erreichbar.
Cloudbasierte Lösungen sind einfacher einzuführen und leichter skalierbar, da für ihren Einsatz keine Anpassung der Unternehmens-IT erforderlich ist. On-Premise-Lösungen sind dort sinnvoll, wo eine eigene IT-Abteilung mit der notwendigen Personalausstattung für den reibungsfreien Betrieb der Software sorgen kann.
Darüber hinaus unterscheiden sich beide Modelle in puncto Kosten. SaaS-Lösungen werden oftmals im Abonnement angeboten, das monatlich oder jährlich bezahlt wird. Bei On-Premise-Lösungen fällt üblicherweise ein einmaliger Kaufpreis an. Da diese in der Unternehmens-IT betrieben werden, entstehen dort ggf. auch Kosten für die Beschaffung weiterer Hardware und oftmals umfangreiches Consulting für die Integration in die bestehende Softwarelandschaft. Denkt auch daran, in der Kostenrechnung den Wartungsaufwand zu berücksichtigen!
Bei Cloud-Lösungen übernimmt der Anbieter die Wartung und Aktualisierung. Updates werden in automatisch eingespielt und haben in der Regel keinen Einfluss auf die Nutzbarkeit der Anwendung Bei On-Premise Software liegt die Verantwortung hierfür bei euch. Durch das Zusammenspiel der verschiedenen Softwarekomponenten bedeuten Updates hier meist eine Downtime, also die Nichtverwendbarkeit der Anwendung in diesem Zeitraum.
4. All-in-One vs. Best-of-Breed
Eine weitere Entscheidung, die ihr treffen müsst, ist die Wahl zwischen einer All-in-One-Lösung oder Best-of-Breed-Lösung. All-in-One-Lösungen versuchen sämtliche Unternehmensprozesse in einer Anwendung zu vereinen. Das wirkt auf den ersten Blick attraktiv und einfach, hat jedoch auch Nachteile. Ähnlich wie ein Betriebssystem vereinen sie sämtliche Prozesse in einem Produkt. Das macht sie unter Umständen komplexer und damit schwerer zu handhaben. Es liegt in der Natur der Sache, dass eine Lösung, die sich mit einer Vielzahl von Prozessen befasst, nicht alle diese Prozesse in derselben Qualität abbildet. Eine Software, die für administrative Prozesse entwickelt wurde und operative Aufgaben einfach ‚mitmacht‘, wird dort nicht den gleichen Wert haben, wie eine Lösung, die speziell dafür ausgelegt ist.
Dem gegenüber stehen sogenannte Best-of-Breed-Lösungen. Dies sind spezialisierte Tools für einen einzigen Prozess innerhalb des gesamten Aufgabenspektrums. Ähnlich wie Apps auf unseren Smartphones, die jeweils nur eine einzige Aufgabe haben. Diese Lösungen haben den Vorteil, dass sie sehr genau auf die Anforderungen dieses einen Anwendungsfalls zugeschnitten sind. Ein Nachteil könnte sein, dass dort generierte Daten nicht direkt in der Hauptverwaltungssoftware verfügbar sind. Dank der diversen Möglichkeiten zum Datenaustausch stellt das heute in den meisten Fällen kein echtes Problem dar.
5. Beachtet auch Budget und Ressourcen
Bedenkt bei der Wahl der richtigen Software, welches Budget und welche Ressourcen Euch zur Verfügung stehen, nicht nur für die reine Anschaffung, sondern auch für den weiteren Betrieb. Vergleicht die Kosten und den erwarteten Nutzen der verschiedenen Optionen. Die Implementierung digitaler Lösungen erfordert finanzielle Mittel, Schulungen und technische Unterstützung. Diese können gerade bei On-Premise-Lösungen besonders hoch sein, da der Implementierungsprozess länger dauert. Eine SaaS-Lösung verursacht in der Regel die niedrigeren Kosten. Sie ist zudem sofort einsatzbar. Fällt die Wahl auf eine Best-of-Breed Lösung, dann ist üblicherweise auch der Einarbeitungsaufwand geringer, da diese für ihren Einsatzbereich intuitiv gestaltet sind.
6. Anpassungsfähigkeit an Eure Bedürfnisse
Bedenkt bei der Wahl der richtigen Software auch, wie flexibel ihr sein wollt und müsst, wenn sich die Bedürfnisse ändern. Das betrifft die tägliche Arbeit genauso wie zukünftige betriebliche Anpassungen.
Bei der Entscheidung für eine On-Premise Lösung muss bedacht werden, dass Anpassungen abhängig sind von der Verfügbarkeit der eigenen IT-Abteilung. Aufgrund der Einbettung in die eigene IT-Landschaft ist für jede Anpassung das Zusammenspiel mit anderen Komponenten zu prüfen. Das macht Erweiterungen oder Upgrades mitunter zeitintensiv. Hier spielen SaaS Lösungen ihren Vorteil aus, da keine Abhängigkeiten zu anderer Hardware oder Software bestehen.
Gehen die alten Hasen in den Ruhestand und neue Kollegen übernehmen, dann sollte das einfach funktionieren und auf dem Weg keine Information verloren gehen. Eine Einarbeitung sollte also einfach möglich sein. Das ist natürlich dort der Fall, wo eine Software intuitiv entlang eines Prozesses gestaltet ist.
Die von Euch ausgewählte Software sollte daher flexibel genug sein, um sich zukünftigen (betrieblichen) Anforderungen aber technologischen Entwicklungen anzupassen.
7. Welche Art Software ist Jewel?
Jewel ist eine Best-of-Breed-Lösung für das operative Tagesgeschäft in der Abfallsammlung. Dabei konzentrieren wir uns auf die Planung und Optimierung von Sammelgebieten für die Abfuhr von Haushaltsabfällen, die Unterstützung von Fahrern mit kartenbasierter Fortschrittsübersicht und Möglichkeit gegenseitiger Unterstützung im Revier. Die zusammenlaufenden Daten vereinfachen auch das Reporting von Kennzahlen und geben der Dispo einen Einblick in die Arbeit auf der Straße. Unsere Lösung funktioniert dabei als Software-as-a-Service. Das bedeutet, dass Jewel zu jeder Zeit zur Verfügung steht und ohne aufwändige Installation in der eigenen Unternehmens-IT genutzt werden kann – als Web-Anwendung in der Planung und Disposition sowie als Tablet-App für Eure Fahrer. Hierfür setzen wir nur Dienste mit höchsten Ansprüchen an Datenschutz und Sicherheit ein und erfüllen damit sämtliche Anforderungen des BSI. Selbstverständlich ist Jewel zertifiziert nach ISO 27001.
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Fazit: Software ist nicht gleich Software
Die Wahl der richtigen digitalen Lösung für die Abfallsammlung erfordert eine sorgfältige Abwägung Eurer spezifischen Anforderungen, Präferenzen und Ressourcen. Macht euch klar von wem und wofür die Software in der täglichen Arbeit eingesetzt werden soll. Wägt ab, ob ihr eine umfassende Software einsetzen wollt, die dann u.U. in Einzelprozessen schwächelt oder ob ihr lieber effiziente Lösungen für einzelne Prozesse miteinander kombiniert. Entscheidet, ob ihr selbst für den Betrieb und die Aktualisierung verantwortlich sein wollt, oder diese Verantwortung auslagert. Nehmt in die Entscheidung auch die mittel- und langfristige Anpassungsfähigkeit auf und welches Gewicht ihr dem gebt. Klar ist, dass der Einstieg in eine digitale Lösung mit vielen Entscheidungen verbunden ist. Die gute Nachricht ist, dass eine durchdachte Entscheidung dazu führen wird, die Effizienz der täglichen Arbeit zu steigern. Im operativen Tagesgeschäft zum Beispiel durch eine flexiblere Einsatzplanung, eine schnellere Tourenoptimierung oder die einfachere Kommunikation zwischen Fahrern und Disponenten.
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